Frågor och svar

Här hittar du svar på vanliga frågor om arbete i kvalitetsregister. Klicka på den kategori din fråga tillhör:

  1. Anslutning av ny enhet till registret/registren
  2. Anslutning av användare till registret/registren
  3. Inaktivering av användare i registret/registren
  4. Inloggningsuppgifter
  5. Inloggning
  6. Ändra registratör
  7. Överlämning av ärende
  8. Pappersunderlag för nyregistrering/uppföljning
  9. Utförda nyregistreringar
  10. Väntande uppföljningar
  11. Utförda uppföljningar
  12. Pausfunktionen
  13. Utträde ur registret/registren
  14. Information/utbildning
  15. Personnummer
  16. Rapportfunktionen
  17. Informationsdatum
  18. GAF
  19. Sjukdagar
  20. Nuvarande sysselsättning
  21. Samtalsbehandling

 

1. Anslutning av ny enhet till registret/registren

1.1 Vi vill ansluta vår enhet till registret/registren. Hur går vi till väga?

Kontakta KCPs support. Vi mailar er en enhetsblankett som ni fyller i och returnerar till oss. Därefter sänder vi ut inloggningsuppgifter till den person som ni har uppgett ska vara enhetens kontaktperson.

2. Anslutning av användare till registret/registren

2.1 Jag vill kunna logga in i registret/registren. Hur får jag mina inloggningsuppgifter?

När din enhet är ansluten och en kontaktperson för enheten registrerats (se 1.1) är det kontaktpersonen på enheten som ansvarar för registrering av användare. Kontakta KCPs support om du undrar vem som är kontaktperson på din enhet.

RIKSÄT: När din enhet är ansluten och en kontaktperson för enheten registrerats (se 1.1) kan du be kontaktpersonen kontakta KCPs support för användarregistreringsformulär. Du kan också själv begära användarregistreringsformulär, men då måste kontaktpersonen via e-post eller telefon bekräfta att registrering av ny användare är OK innan registrering kan göras.

2.2 Jag är kontaktperson på enheten gentemot registret/registren och vill ansluta en medarbetare. Hur går jag till väga?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Underlag för användarregistrering under Övrigt i huvudmenyn. Följ sedan instruktionerna och avsluta arbetet genom att klicka på Klar. När informationen gått fram till KCPs support skickas användarnamn via e-post och lösenord via brev till användaren.

RIKSÄT: Kontakta KCPs support för användarregistreringsformulär. Användarregistreringsformuläret fylls i av den blivande användaren och mailas, faxas eller skickas sedan tillbaka till Kompetenscentrum KCP.

3. Inaktivering av användare i registret/registren

3.1 Jag är användare och har för avsikt att avsluta mitt arbete med registret/registren. Hur går jag till väga och vad bör jag tänka på?

Om det finns öppna ärenden på enheten som du ansvarar för bör du lämna över ansvaret för dessa ärenden till någon av dina medarbetare. Enhetens kontaktperson kan ändra ärendeansvarig, det vill säga registratör, för dessa ärenden (se 6.1). Om det är dags för uppföljning av ett ärende räcker det dock att blivande ärendeansvarig registrerar uppföljningen. Den som gör uppföljningen blir automatiskt ny ärendeansvarig och således också ny mottagare av framtida uppföljningspåminnelser. Du bör sedan kontakta KCPs support och meddela från när din behörighet i registret/registren ska sluta gälla.

RIKSÄT: Om det finns öppna ärenden på enheten som du ansvarar för bör du lämna över ansvaret för dessa ärenden till någon av dina medarbetare. Överföringen görs lättast genom att en annan användare på enheten registrerar kommande årsuppföljning för ärendet. Denna användare övertar då automatiskt ansvaret för ärendet och blir den som får påminnelse om årsuppföljning nästa gång det är dags. Vi kan också hjälpa er med överföringen om ni är i behov av det. Kontakta KCPs support och meddela namnet på den användare ni önskar ska ta över ansvaret för ärendena i fråga.

3.2 Jag är kontaktperson på enheten gentemot registret/registren och har för avsikt att avsluta mitt arbete med registret/registren. Hur går jag till väga och vad bör jag tänka på?

Om det finns öppna ärenden på enheten som du ansvarar för bör du lämna över ansvaret för dessa ärenden till någon av dina medarbetare. Du som kontaktperson kan ändra ärendeansvarig, det vill säga registratör, för dessa ärenden (se 6.1). Om det är dags för uppföljning av ett ärende räcker det dock att blivande ärendeansvarig registrerar uppföljningen. Den som gör uppföljningen blir automatiskt ny ärendeansvarig och således också ny mottagare av framtida uppföljningspåminnelser. Du bör sedan kontakta KCPs support och meddela från när din behörighet i registret/registren ska sluta gälla och vem som ska efterträda dig som kontaktperson.

RIKSÄT: Om det finns öppna ärenden på enheten som du ansvarar för bör du lämna över ansvaret för dessa ärenden till någon av dina medarbetare. Överföringen görs lättast genom att en annan användare på enheten registrerar kommande årsuppföljning för ärendet. Denna användare övertar då automatiskt ansvaret för ärendet och blir den som får påminnelse om årsuppföljning nästa gång det är dags. Vi kan också hjälpa er med överföringen om ni är i behov av det. Kontakta KCPs support och meddela namnet på den användare ni önskar ska ta över ansvaret för ärendena i fråga. Du bör också kontakta KCPs support och meddela från när din behörighet i registret/registren ska sluta gälla och vem som ska efterträda dig som kontaktperson.

3.3 Jag är användare i registret/registren och ska byta tjänst till annan enhet, som också är ansluten till registret/registren. Kan jag fortsätta att använda mina gamla inloggningsuppgifter?

Dina nuvarande inloggningsuppgifter är kopplade till den enhet du arbetar på idag och kan inte överföras till annan enhet för vidare användning. Du bör kontakta KCPs support och meddela från när din behörighet i registret/registren för din nuvarande enhet ska sluta gälla. I samband med att du byter tjänst kan du registreras på nytt av kontaktpersonen på den nya enheten.

4. Inloggningsuppgifter

4.1 Jag har glömt mitt användarnamn och/eller lösenord. Hur gör jag?

Kontakta KCPs support så får du hjälp.

4.2 Varför skickas inte användarnamn och lösenord tillsammans?

Användarnamn och lösenord skickas inte tillsammans av säkerhetsskäl. När en användare registrerats skickas användarnamnet via e-post och lösenordet via brev till användaren, vilket försvårar för obehöriga att komma över inloggningsuppgifter och på så sätt få tillgång till registret.

4.3 Varför måste alla ha sina egna inloggningsuppgifter?

Dels måste vi, precis som om det hade varit en journal, kunna veta vem som gjorde vad när de var inloggade, dels skickar vi e-post till användare med diverse information. När du har loggat in i registret med dina personliga inloggningsuppgifter och registrerat en patient blir du (om inte annat anges) ärendeansvarig för det ärendet. När du senare loggar in i registret på nytt händer det att registret har personlig information till dig som rör de ärenden du ansvarar för. Det kan t ex gälla påminnelser om uppföljning eller pausade registreringar. För att inte riskera att ärenden blandas ihop eller att någon patient dubbelregistreras eller inte registreras alls, är det viktigt att inloggningsuppgifterna hålls personliga.

5. Inloggning

5.1 Jag vill logga in i registret via datorn. Hur går jag till väga?

Du loggar in i registret via denna webbplats. I startsidans övre högra hörn klickar du på Logga in för det register du önskar använda. Du slussas då vidare till applikationen. Eventuellt visas ett säkerhetsmeddelande innan du får fortsätta, vilket du lugnt kan svara ja på. Du får ange dina inloggningsuppgifter och klickar sedan på logga in.

5.2 Jag får ett säkerhetsmeddelande när jag försöker logga in i registret i vilket det står att fortsatt navigering till webbplatsen inte rekommenderas – varför får jag detta meddelande och hur går jag vidare?

Flera enheter har en ny version av Internet Explorer. Den nya versionen är känsligare för "felaktiga certifikatnamn". KCP:s registers certifikatnamn räknas som felaktigt för att vi har ett certifikat men två adresser och man bör egentligen bara ha en adress per certifikat. Alltså protesterar den för att adressen inte stämmer överens med det som står på certifikatet. Sidan i sig utgör dock inte någon säkerhetsrisk. Ni kan lugnt klicka på att ni vill gå vidare till sidan, trots att det valet inte rekommenderas.

6. Ändra registratör

6.1 Jag är kontaktperson på enheten gentemot registret/registren och har fått i uppdrag att ändra registratör för ett ärende. Hur går jag till väga?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Ändra registratör under Övrigt i huvudmenyn. Du anger sedan personnummer för den patient ärendet gäller och klickar på Klar. Du kommer då att se vem som är nuvarande registratör för ärendet och få möjlighet att i en lista välja ny sådan. När du valt registratör i listan klickar du på Klar.

RIKSÄT: Överföringen görs lättast genom att en annan användare på enheten registrerar kommande årsuppföljning för ärendet. Denna användare övertar då automatiskt ansvaret för ärendet och blir den som får påminnelse om årsuppföljning nästa gång det är dags. Vi kan också hjälpa er med överföringen om ni är i behov av det. Kontakta KCPs support och meddela namnet på den användare ni önskar ska ta över ansvaret för ärendena i fråga.

7. Överlämning av ärende

7.1 En patient på enheten ska flytta och fortsätta sin behandling på annan enhet. Är det möjligt att låta den enheten överta ärendet i registret?

Ja, det är möjligt. Förutsättningen är att den övertagande enheten är ansluten till registret. Kontakta KCPs support för hjälp med överlämning av ärendet.

RIKSÄT: Det är tyvärr inte möjligt i dagsläget.

8. Pappersunderlag för nyregistrering/uppföljning

8.1 Vi på vår enhet vill besvara frågorna för registrering på papper innan vi lägger in uppgifterna i registret via datorn. Var finns pappersformulären?

Pappersunderlagen finns att tillgå på denna webbplats. Välj Våra kvalitetsregister i huvudmenyn, klicka på det register du är intresserad av och välj sedan Arbetsmaterial/Dokument i menyn på den sida som öppnas. För utskrift väljer du önskat underlag och klickar på Skriv ut under Arkiv i den övre menyn.

9. Utförda nyregistreringar

9.1 Hur kan jag se en sammanställning över frågorna och svaren i en nyregistrering jag gjort?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Sammanställning under Initial bedömning i huvudmenyn. Ange patientens personnummer och klicka på Klar.

9.2 Hur kan jag se vilka patienter jag registrerat?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Visa egna öppna ärenden under Övrigt i huvudmenyn, varefter en lista över dina registrerade ärenden kommer upp. Endast öppna ärenden kan ses i denna lista, när ärenden har avslutats försvinner de ur listan.

9.3 Hur kan jag se vilka patienter som finns registrerade på enheten?

Endast kontaktpersonen på enheten har behörighet att se enhetens registrerade ärenden. Kontakta KCPs support om du undrar vem som är kontaktperson på din enhet. Kontaktpersonen kan se enhetens registrerade ärenden genom att logga in i registret (se 5.1) och klicka på rubriken Visa enhetens öppna ärenden under Övrigt i huvudmenyn.

9.4 Hur kan jag ändra något i en redan slutförd nyregistrering?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Ändra befintlig under Initial bedömning i huvudmenyn. Ange patientens personnummer och klicka på Klar. Du har möjlighet att redigera slutförda nyregistreringar i två veckor efter att registreringen slutfördes.

10. Väntande uppföljningar

10.1 Hur kan jag se vilka ärenden det är dags att följa upp?

Om du är ansvarig för ärenden som ska följas upp kommer du att se en lista över dessa ärenden på startsidan när du har loggat in i registret (se 5.1). Samma lista går att se om du klickar på rubriken Visa sena under Uppföljning och avslut.

RIKSÄT: Om du är ansvarig för ärenden som ska följas upp kommer du att se en lista över dessa ärenden på startsidan när du har loggat in i registret (se 5.1).

10.2 I min lista över påminnelser kan jag se ärenden som jag inte ansvarar för. Vad beror det på och hur kan jag förhindra det?

Om du är kontaktperson för enheten har påminnelser om dessa ärenden gått till dig för att den användare som har ansvaret för dem inte har gjort någon uppföljning. Om användaren i fråga ska stå kvar som ärendeansvarig bör du påminna användaren om uppföljningen. Om användaren i fråga inte ska stå kvar som ärendeansvarig bör du ändra ärendeansvarig, det vill säga registratör, för dessa ärenden (se 6.1). Om det är dags för uppföljning av ett ärende räcker det dock att blivande ärendeansvarig registrerar uppföljningen. Den som gör uppföljningen blir automatiskt ny ärendeansvarig och således också ny mottagare av framtida uppföljningspåminnelser.

11. Utförda uppföljningar

11.1 Hur kan jag se en sammanställning över frågorna och svaren i en uppföljning jag gjort?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Sammanställning under Uppföljning och avslut i huvudmenyn. Ange patientens personnummer och klicka på Klar.

11.2 Hur kan jag ändra något i en redan slutförd uppföljning?

När du har loggat in i registret (se 5.1) klickar du på rubriken Ändra befintlig under Uppföljning och avslut i huvudmenyn. Ange patientens personnummer och klicka på Klar. Du har möjlighet att redigera slutförda uppföljningar i två veckor efter att registreringen slutfördes.

12. Pausfunktionen

12.1 Jag påbörjade en nyregistrering/uppföljning i dataapplikationen men insåg efter en stund att jag inte har alla uppgifter som krävs för att kunna besvara frågorna i formuläret. Måste jag avbryta registreringen i väntan på ytterligare uppgifter?

Nej, det är möjligt att sätta en registrering i pausläge. För att pausa en registrering klickar du på Pausa längst ned i registreringsformuläret. Pausläget kvarstår i sex veckor. Innan tiden går ut skickas en automatisk påminnelse till dig via e-post.

12.2 Jag loggade in för att återuppta en pausad nyregistrering/uppföljning, men när jag fick upp listan över pausade registreringar fanns ärendet inte med. Vad kan det bero på?

Förmodligen har pausläget upphört och registreringen avbrutits. Pausläget för en registrering kvarstår i sex veckor. Du fick en påminnelse via e-post när ärendet hade varit pausat i fyra veckor och ytterligare ett meddelande efter sex veckor om att den påbörjade registreringen raderats. Om det inte har gått sex veckor sedan registreringen sattes i pausläge, eller om du inte fått några påminnelser, bör du kontakta KCPs support.

13. Utträde ur registret/registren

13.1 En patient önskar avstå från att lämna ytterligare uppgifter till registret. Vad gäller i detta läge?

Registreringen i kvalitetsregistren är frivillig. Patienten har rätt att när som helst avbryta sitt deltagande. Några ytterligare uppgifter ska då inte registreras. Patienten har rätt att få ta del av sina egna uppgifter i kvalitetsregistret och har också rätt att begära ändring eller borttagning av redan registrerade uppgifter. Kontakta KCPs support för att verkställa ett utträde, utföra ändringar eller radera registrerade uppgifter.

13.2 Hur kan man motivera en patient som önskar utträde ur registret att fortsätta sitt deltagande?

Information om syftet med registreringen är viktig. Kvalitetsregistret är ett verktyg för mottagningen/enheten att få kunskap om vad man bör fokusera i sitt förbättringsarbete. Genom att delta bidrar patienten till att förbättra vården för andra med liknande problem som man själv sökt för, både på den ”egna” enheten och på andra. Patientenkäterna är ett bra tillfälle för patienten att anonymt få ge sin synpunkt på den vård patienten deltar i. Patientinformation finns att tillgå på denna webbplats och går även att beställa i broschyrform från KCP.

14. Information/utbildning

14.1 Vi är en enhet som har anslutit oss till registret/registren och nu behöver information och hjälp att komma igång med arbetet. Hur går vi till väga?

Bra grundinformation finns att tillgå på denna webbplats. Som starthjälp kan ni också få behörighet till demoversionen av aktuellt register, i vilken ni kan testa funktioner och nyregistrera fiktiva patienter. Kontakta KCPs support för hjälp.

14.2 Vi är en enhet som arbetat med registret/registren ett tag och upplever att arbetet går väldigt trögt. Vi behöver motivation och möjlighet att ställa frågor direkt till ansvariga för registret/registren. Hur går vi till väga?

KCP anordnar tillsammans med registerhållarna användarmöten, introduktionstillfällen och utbildningar runt om i landet. Kontakta KCPs support för att diskutera aktuella datum. Om ni vill ha besök från KCP eller någon av registerhållarna uppskattas om ni går ihop med närliggande enheter för ett gemensamt informationstillfälle.

14.3 Vilken information ska patienten få om att enheten registrerar i kvalitetsregister?

Det är ej länge ett krav att patienten ska ge sitt samtycke före registrering utan det som gäller är att patienten ska få information om vilka kvalitetsregister som enheten är med i och vad det innebär. Som hjälp för att informera patienterna finns väntrumsaffischer och patientinformation (registerspecifik och generell).

15. Personnummer

15.1 Varför måste patienterna registreras med personnummer?

Ett krav för att få kallas nationellt kvalitetsregister är att man kan följa upp de registreringar som görs. Det betyder att man till exempel kan se i vilken utsträckning patienterna från en enhet söker vård för samma slags problem någon annanstans i landet. Enheten som patienten lämnat får inte reda på vilka individer det gäller, eller var de söker, men det är av stor vikt att kunna få reda på den långsiktiga effekten av behandlingar.

16. Rapportfunktionen

16.1 Vi önskar ta fram en översikt över de data som registrerats på enheten och jämföra med andra enheter runt om i landet. Hur går vi till väga?

Kontakta KCPs support för att få hjälp med detta.

17. Informationsdatum

17.1 Jag försökte nyregistrera en patient men fick meddelande om att det angivna informationsdatumet är för gammalt. Vad innebär detta och hur går jag vidare?

Standardregeln är att det inte går att nyregistrera en patient för vilken informationen inhämtats tidigare än tre månader tillbaka. Enheten kan dock begära undantag för denna regel och tillfälligt få tillstånd att registrera patienter för vilka informationen inhämtats under det senaste året. Kontakta KCPs support för hjälp med detta.

18. GAF

18.1 Varför är GAF obligatoriskt vid nyregistrering och uppföljning?

GAF är det instrument inom psykiatrin i Sverige som används mest och alltså en uppgift man som behandlare i allmänhet redan har. Det är också flitigt använt inom psykiatrisk forskning, vilket innebär att det finns gott om jämförelsematerial. En anledning till att det används mycket är att det anses komplettera annat material bra, samtidigt som det är relativt lättanvänt. 
Ett par faror med GAF är att lättheten att använda det också möjliggör en okvalificerad användning, vilket i sig kan ge mindre tillförlitliga resultat. Utbildning och upprepade ”samskattningar” där man diskuterar samma skattningar i arbetsgruppen är att rekommendera. Det är heller inte helt ovanligt att den skenbara enkelheten inbjuder till att alltför långtgående slutsatser dras endast utifrån GAF-resultatet.

18.2 Vi är på enheten inte vana att utföra skattningar enligt GAF/Split-GAF. Hur går vi till väga?

Instruktionen till GAF (DSM – IV) anger att man gör en separat bedömning av symptom respektive funktion och anger det lägsta av dessa värden. Split-GAF innebär att man anger båda dessa värden. Exempel på symptom-/funktionsnivåer finns i kvalitetsregistrens registreringsformulär och nås genom att man klickar på frågetecknet bredvid fältet där man anger GAF-värdena.

19. Sjukdagar

19.1 Hur ska man fylla i registreringsformuläret gällande antal sjukdagar om patienten är sjukpensionär?

Man fyller i 365 sjukdagar/år om patienten är sjukpensionär. Sjukdagar anges oberoende av ersättningsform.

19.2 Hur ska man fylla i registreringsformuläret gällande antal sjukdagar om patienten har permanent beviljad sjukledighet?

Man fyller i 365 sjukdagar/år om patienten har permanent beviljad sjukledighet.

19.3 Hur ska man fylla i registreringsformuläret gällande antal sjukdagar om patienten är sjukskriven på halvtid?

Deltidssjukskrivning anges omräknat till heltid, det vill säga att om patienten är sjukskriven på halvtid räknas det som 120 dagar.

19.4 Hur ska man fylla i registreringsformuläret gällande antal sjukdagar om patienten är ålderspensionär?

Man fyller i 0 dagar, en ålderspensionär räknas aldrig som sjukskriven.

20. Nuvarande sysselsättning

20.1 Hur ska man fylla i gällande nuvarande sysselsättning om patienten arbetar halvtid?

Man fyller i Arbete öppna marknaden, 50 %, om patienten arbetar halvtid.

20.2 Hur ska man fylla i gällande nuvarande sysselsättning om patienten är föräldraledig?

Om patienten är föräldraledig utgår man från hur det skulle ha varit om patienten inte varit föräldraledig. Det vill säga om svaret skulle ha varit Arbete/studier öppna marknaden om patienten inte varit föräldraledig så ska det vara samma svar nu.

20.3 Hur ska man fylla i gällande nuvarande sysselsättning om patienten är ålderspensionär?

Man fyller i Ingen sysselsättning.

21. Samtalsbehandling

21.1 Vad innefattas under begreppet samtalsbehandling?

Begreppet samtalsbehandling skall innefatta en tydligt strukturerad samtalskontakt, med tydligt mål, avslut och utvärdering. (Personer som kommer till t ex mottagningssjuksköterska ett par minuter för dosettdelning är ett exempel som inte omfattas av strukturerad samtalsbehandling). Regelrätta stödsamtal ska inte räknas som samtalsbehandling. Dock ska samtalen räknas som samtalsbehandling om de innefattar t ex psykoedukation om psykos eller tidiga varningstecken, eller om man arbetar med specifika problem som t ex social fobi, panikångest, stressreduktion eller avslappning. Det kan ju då vara så att det inte är en psykolog som arbetar direkt med patienten utan någon annan i teamet som har psykoterapeututbildning, eller som gör arbetet med patienten under handledning av psykolog.